Comment repérer les bons outils du Web collaboratif ?

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Sans prétendre à l'exhaustivité, nous rappelons quelques critères importants.

a) La simplicité. L'informatique suit une double évolution : les technologies mises en oeuvre se complexifient, les interfaces se simplifient.
La complexité migre du côté de la machine et des applicatifs, pour simplifier le dialogue avec les utilisateurs.
Les 2 meilleurs exemples sont aujourd'hui illustrés par l'écran de recherche de Google (1 seule boîte de saisie) et l'interface des iPod/iTouch d'Apple (1 seule touche).
Aujourd'hui un bon outil devra être simple pour ne pas freiner le "vouloir collaborer".

b) Le deuxième challenge à relever est d'offrir simultanément souplesse et structure, en fonction de la nature des informations.
La phase de création et la gestion de la diversité exigent de la souplesse, à l'image d'un document bureautique.
La gestion d'informations structurées (annuaire, catalogue, ...) appelle la création de bases de données.
L'approche consiste à définir des modèles spécifiques de documents.

c) Le respect des standards est une nécessité, il permet l'interopérabilité.

d) La notoriété, voire la taille de la communauté pour les produits Open Source, est à prendre en compte. Elle doit être pondérée par l'ancienneté du produit.

e) Le coût est bien évidemment un critère déterminant.
Celui-ci doit cependant intégrer les postes suivants:

  • installation, paramétrage, mise en route
  • hébergement, support
  • conseil, accompagnement
  • éventuellement, développements spécifiques

Les outils qui répondent au mieux aux besoins du travail collaboratif sont les wikis, dont l'exemple le plus célèbre est Wikipédia.

Le consultant Jérôme Delacroix nous précise en quoi les wikis peuvent être utiles en entreprise :
Il s'agit de logiciels souples, pouvant trouver leur place dans différentes fonctions de l'entreprise.
Mais quel que soit leur domaine d'application, on retrouve une idée clé : les wikis permettent à des groupes de coopérer, c'est-à-dire d'oeuvrer à la réalisation de tâches en commun et ils sont utiles pour piloter un projet, surtout dans des phases de cadrage très en amont dans lesquelles l'environnement n'est pas encore bien balisé et pour lesquelles des outils plus autoritairement structurants - logiciels de gestion de projet par exemple - sont mal adaptés.
Les wikis sont aussi un outil particulièrement efficace pour la gestion des connaissances, en permettant de capter, de conserver et de partager un capital jusqu'alors sous-exploité : les savoir-faire des collaborateurs, les retours d'expérience, la connaissance implicite.
Par ailleurs, ils sont des environnements de choix pour les activités créatives en équipe : déballage d'idées, positionnement d'un nouveau produit, propositions d'améliorations, etc. Enfin, par nature, les wikis sont des solutions idéales pour les tâches de rédaction collective, qu'il s'agisse de documentation technique, d'argumentaires commerciaux ou de guides méthodologiques, entre autres.

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